Главный эксперт (документооборот)

Работодатель
ГАЗПРОМ, ПАО
Дислокация
Санкт-Петербург
Регион
Санкт-Петербург
Режим работы
Постоянная работа
Дата публикации
ID вакансии
2361

Обязанности

Прием, обработка, сортировка, регистрация и учет поступающей в Общество корреспонденции и документов;

Регистрация корреспонденции в системе автоматизации делопроизводства;

Проверка комплектности направляемой в Общество документации;

Проверка корректности заполнения полей электронной карточки документа в системе автоматизации делопроизводства;

Сканирование зарегистрированных входящих документов в соответствии с Инструкцией по работе с документами в ПАО «Газпром»;

Рассылка средствами системы автоматизации делопроизводства (САД) или на бумажных носителях зарегистрированных документов в структурные подразделения, дочерние общества и сторонние организации;

Распределение оригиналов, копий распорядительных документов и поручений Общества по сортировочным ячейкам дочерних обществ и организаций ПАО «Газпром», с последующей отправкой через почтовые службы;

Ведение работы с почтовыми службами в части доставки и/или получения почтовой корреспонденции;

Подготовка документов для отправки курьерами экспресс - почты с заполнением индивидуальных накладных на исходящую корреспонденцию;

Составление почтовых реестров и передача их с конвертами на бумажных и электронных носителях;

Подготовку статистической отчетности и создание оперативного архива.

Выдача устных справок о зарегистрированных входящих и отправленных документах;

Оперативное хранение бумажных оригиналов входящих документов и обеспечение их использования;

Обеспечение применения и хранение печати Общества;

Подготовки необходимых материалов, проектов распорядительных документов, разъяснений и ответов на запросы по требованию руководителя подразделения;

Оказание методической помощи работникам Общества в части делопроизводства и документооборота.

Требования

Опыт работы в области делопроизводства (в том числе конфиденциального) и документооборота;

Опыт работы с электронным документооборотом и базами данных (информационно-управляющими системами);

Уверенный пользователь пакета программ Microsoft Office.

 

*Вакансия на период отсутствия основного работника.